Leitfaden: Erfolgreiche Identifizierung, Ansprache und Bindung von KOLs

Einleitung

Key Opinion Leaders (KOLs) sind einflussreiche Vordenker:innen in ihrem Fachgebiet und dadurch bei Pharmaunternehmen sehr begehrt. Ihre bedeutende Rolle verlangt von ihnen einen äußerst anspruchsvollen Zeitplan. Das hat zur Folge, dass es für Medical Science Liaison Manager (MSL) – vertrauenswürdige wissenschaftliche Berater:innen von KOLs, die– eine Herausforderung sein kann, diese KOLs zu erreichen und neue medizinische Daten ihres Unternehmens vorzustellen.

In diesem Blog-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie MSLs relevante Ärzt:innen in ihrem Fachgebiet erfolgreich identifizieren, kontaktieren und binden können.

1) Was ist KOL-Mapping?
2) Wie priorisiert man eine KOL-Liste?
3) Wie kann man persönliche Treffen mit KOLs organisieren?
4) Wie kann man KOLs mit Echtzeit-Dateneinblicken ansprechen?

1) Was ist KOL-Mapping?

Das KOL-Mapping zielt darauf ab, die Interaktionen des Unternehmens mit einflussreichen Meinungsführer:innen zu ermitteln und in vielen Fällen eine umfassende KOL-Liste zu erstellen. In dieser Hinsicht ist es für MSLs von entscheidender Bedeutung zu verstehen, welchen Beitrag sie leisten können. Dies variiert erheblich je nach ihrer individuellen Rolle, ihrem Vorgesetzten und dem Hintergrund ihres Teams. 

Wenn MSLs beispielsweise in ein bestehendes Team eintreten und sie selbst neu in ihrer Position sind, werden sie wahrscheinlich eine Kontaktliste übernehmen. Wenn sie jedoch Teil eines neu gegründeten Teams sind, müssen sie höchstwahrscheinlich beim Aufbau dieser Liste helfen. In solchen Fällen kann die Unterstützung eines externen Anbieters in Betracht gezogen werden.

Die Verantwortung der MSL variiert auch auf geografischer Ebene. Wenn ein:e MSL nur für eine bestimmte Stadt zuständig ist, erfordert dies meist regelmäßige Treffen mit mehreren Ansprechpartnern innerhalb einer Einrichtung. Es gibt aber auch MSLs, die für mehrere Regionen zuständig sind. Manche Unternehmen weisen ihren MSLs eine Liste von bestimmten Gebieten zu, während andere ihnen eine Teilübersicht geben und sie darum bitten, neue KOLs zu identifizieren. Unabhängig von der Zuständigkeitsebene muss der/die MSL seine Liste im Laufe der Zeit kontinuierlich anpassen, da sie niemals statisch sein kann. Ständig beenden neue Ärzt:innen ihre Ausbildung oder oder treten als aufstrebende Talente hervor. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, die Liste stets aktuell und auf dem neuesten Stand zu halten. Zu diesem Zweck muss der/die MLS Prioritäten setzen und abwägen, wer auf der Liste stehen wird, möglicherweise mit einem ABC-Ranking. Die Liste wird am Ende des Jahres direkt mit einer Erfolgsmetrik verknüpft.

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2) Wie priorisiert man eine KOL-Liste?

Der Erfolg eines/r MSL hängt in hohem Maße von seiner/ihrer KOL-Liste ab. Ein:e MSL trifft sich mindestens 3 bis 4 Mal pro Jahr mit den 90% der KOLs, die ihm/ihr am wichtigsten sind. In der unternehmerischen Diskussion gibt es eine Kontroverse darüber, ob Quantität wichtiger ist als Qualität. Einige Unternehmen legen mehr Wert auf Qualität als auf Quantität und befürchten, dass MSLs sich hauptsächlich auf Quantität und nicht auf Qualität konzentrieren, wenn sie quantitativ gemessen werden. 

Jedes Unternehmen verwendet eine individuelle Methode, um seine “Healthcare Professionals” (HCPs) und KOLs zu klassifizieren. Dies kann beispielsweise mit einem System der Stufen 1, 2 und 3 oder auf Grundlage regionaler Kriterien geschehen. KOLs sind entweder international oder regional einflussreich in ihrem Therapiegebiet oder sind institutionell in therapeutischen Entscheidungsprozessen maßgeblich. Diese Unterscheidung kann MSLs dabei unterstützen, die Priorität einzelner Personen je nach ihrem Wirkungsbereich besser zu verstehen.

Wenn es jedoch darum geht, überhaupt herauszufinden, wer wirklich ein KOL ist, kann dies ein sehr subjektiver Begriff sein. Einige Unternehmen legen im Voraus eine Reihe von Kriterien fest, wie etwa eine Mindestanzahl von Publikationen oder die Teilnahme an klinischen Studien. Oft müssen KOLs in einem spezifischen therapeutischen Fachgebiet tätig sein, eine bestimmte Anzahl von Jahren praktiziert haben oder an einem Ausschuss bzw. Stipendienprogramm teilnehmen. In der Regel können KOLs als Ärzt:innen bezeichnet werden, die über ihre primäre Rolle hinausgehen und durch besondere Leistungen in ihrem Fachgebiet auffallen.

Im Gegensatz dazu existieren Unternehmen, die auf eine vordefinierte Liste von Kriterien verzichten und stattdessen von ihren MSLs verlangen, ihr eigenes Urteilsvermögen einzusetzen. In solchen Fällen müssen MSLsbegründen können, weswegen sie einen bestimmten Arzt oder eine bestimmte Ärztin als KOL ablehnen.

Wenn MSLs und der/die entsprechende Vorgesetzte sich nicht darüber einigen können, ob eine Person als KOL eingestuft werden soll oder nicht, muss der/die MSL entsprechende Überlegungen klar darlegen. Vorgesetzte sind in der Regel offen für die Meinung der MSLs. Ein solches Gespräch könnte beispielsweise folgendermaßen verlaufen: “Ich schätze Ihre Sichtweise, jedoch haben uns andere KOLs mitgeteilt, dass dieser bestimmte Experte/ diese bestimmte Expertin einen erheblichen Einfluss hat oder eben nicht.” Führungskräfte haben den Vorteil, dass sie mit verschiedenen KOLs im ganzen Land in Kontakt treten können. In der Regel handelt es sich dabei um eine wechselseitige Beziehung, bei der sowohl die Führungskraft als auch der/die MSL ihre Meinung einbringen können. Manche Vorgesetzte vertrauen ihren MSLs aufgrund ihrer Erfahrung sogar blind. 

Wichtig ist, eine Person nicht automatisch als KOL aufzunehmen, nur weil sie besonders leicht erreichbar ist. Diese Situation tritt gelegentlich in der Branche auf, insbesondere wenn ein:e MSL Schwierigkeiten hat, Termine mit KOLs zu vereinbaren oder wenn die Freude an der Beziehungspflege in der Branche nachlässt. MSLs könnten auch dazu neigen, Personen auf ihre KOL-Liste zu setzen, mit denen sie persönlich vertraut sind. Hierbei beginnt die Gratwanderung.

Es ist nicht immer leicht, Zugang zu neuen KOLs in der Branche zu finden. Es kann vorkommen, dass die MSLs einige KOLs häufiger treffen als andere, etwa aufgrund ihres guten zwischenmenschlichen Verhältnisses. Letztendlich müssen sie aber Prioritäten setzen und dafür sorgen, dass genug Zeit für Treffen mit den wichtigsten KOLs gewährleistet ist.

3) Wie kommt man zu 1:1-Treffen mit KOLs?

Es gibt verschiedene Wege, um den Zugang zu KOLs zu erleichtern. 

E-Mails sind in diesem Bereich in der Regel der Goldstandard, da es viel unkomplizierter ist, als in der Arztpraxis anzurufen, mit verschiedenen Personen zu sprechen und dann möglicherweise auf einen Rückruf zu warten. Es gibt diverse Ansätze, um diese E-Mails zu optimieren:

• Die richtige Betreffzeile: Die Wahl der passenden Betreffzeile spielt eine entscheidende Rolle. Ideal ist etwas, das die Aufmerksamkeit der Ärzt:innen auf sich zieht – beispielsweise das spezifische therapeutische Fachgebiet, in dem sie tätig sind, oder ein konkreter Terminvorschlag des MSLs, etwa: “Vorschlag für Sitzung nächsten Mittwoch um 15:00 Uhr”. Das Festlegen einer konkreten Uhrzeit ist besonders wichtig, da eine fehlende Zeitangabe dazu führen könnte, dass der Arzt/ die Ärztin selber nach freien Terminen suchen muss. Wie wir wissen, neigen Menschen dazu, kleinste Unannehmlichkeiten instinktiv zu meiden. Daher sollten MSLs ihren KOLs die Terminfindung so unkompliziert wie möglich machen. Das Vorschlagen konkreter Zeiten oder das Anbieten eines Links zum Terminkalender, über den die KOLs direkt ein passendes Treffen auswählen können, spart allen Beteiligten wertvolle Zeit.
• Eine klare Einleitung: MSLs sollten sicherstellen, dass deutlich wird, dass sie im Bereich der medizinischen Angelegenheiten des Unternehmens arbeiten, oder, falls zutreffend, dass sie in die Forschung involviert sind. Diese Information sollte zu Beginn der E-Mail betont werden.
• Weniger ist mehr: Ärzt:innen – und insbesondere KOLs – verfügen über äußerst begrenzte Zeitressourcen, weshalb weniger in diesem Fall mehr ist. Zu viele Informationen können überfordernd sein und führen möglicherweise dazu, dass sie die E-Mail gar nicht erst lesen. MSLs sollten daher darauf abzielen, prägnant und gezielt Informationen zu vermitteln, die verdeutlichen, wie sie dem Arzt/ der Ärztin behilflich sein können oder welche Angebote sie bereithalten. Gleichzeitig ist es ratsam, nicht zu viel preiszugeben und eine gewisse Neugier bei den Ärzt:innen zu wecken. Wenn die Nachricht zu lang ist, besteht das Risiko, dass der/die KOL gar nicht erst zur Handlungsaufforderung gelangt. 

Das Versenden von E-Mails stellt häufig eine Herausforderung dar, da viele Krankenhäuser oder Institutionen E-Mails von extern automatisch blockieren oder direkt in den Spam-Ordner verschieben. Insbesondere Nachrichten mit Bezug zur Pharmaindustrie laufen Gefahr, im Junk-Mail-Ordner zu landen und die gewünschten Key Opinion Leaders (KOLs) möglicherweise nie zu erreichen.

Telefonanrufe sind zwar eine Alternative, jedoch zeitaufwendiger. Für mehr Effizienz sollten MSLs nicht direkt nach den Ärzt:innen fragen, sondern mit dem Forschungskoordinator oder dem Büroleiter. So können sie schneller in Kontakt treten als mit einem bestimmten Arzt/ einer bestimmten Ärztin.

Tagungen und Konferenzen bieten ein ideales Umfeld für die Kontaktaufnahme mit KOLs. Hier haben MSLs die Gelegenheit, mehrere Ärzt:innen an einem Ort zu treffen. Anschließend können sie die gesammelten Kontakte direkt in ihr Customer Relationship Management (CRM) System eingeben. Der Besuch von Konferenzen ist eine wertvolle Möglichkeit, KOLs zu treffen, die bisher schwer zu erreichen waren. Bei diesen Treffen können MSLs auch andere bitten, sie bestimmten KOLs vorzustellen. Nach der Vorstellung bietet sich ein einleitender Satz an, etwa: “Ich bewundere Ihre Arbeit auf diesem Gebiet und würde mich gerne mit Ihnen unterhalten.”

Maximierung des eigenen Netzwerks: Schließlich besteht die Möglichkeit, dass ein MSL eine enge Beziehung zu jemandem an einem bestimmten Universitätskrankenhaus hat und weiß, dass dieser einen bestimmten KOL kennt, der von Interesse ist. In diesem Fall könnte der/die MSL diese Person fragen, ob sie Tipps für die Kontaktaufnahme mit besagtem KOL hat, beispielsweise eine Intro-E-Mail. Die Nutzung des persönlichen Netzwerks und die Einbeziehung von Personen in der unmittelbaren Umgebung sind von großer Bedeutung, um erfolgreich Kontakte zu anderen Ärzt:innen herzustellen.

Wenn alle Möglichkeiten ausgeschöpft wurden
Für neue MSLs kann der Einstieg manchmal entmutigend sein, insbesondere da sie oft sehr ehrgeizig sind.  Hierbei ist wichtig zu erkennen, dass das bloße Erscheinen auf der KOL-Liste und der Einfluss in einem bestimmten Fachgebiet nicht zwangsläufig eine dauerhafte Position bedeuten. Ein triftiger Grund für das Streichen einer Person von der KOL-Liste ist, dass MSLs keinen Zugang zu ihr finden. Das heißt natürlich nicht, dass die Person nicht zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf die Liste gesetzt werden kann. Wenn der/die MSL sechs Monate lang wirklich alles versucht hat (E-Mails, Telefonanrufe etc.) und nichts funktioniert hat, sollte er versuchen, mit seinem Vorgesetzten/seiner Vorgesetzten darüber zu sprechen, diesen KOL von seiner Liste zu streichen, zumindest vorübergehend.

Zusammengefasst hängt der Erfolg in diesem Bereich davon ab, mutig zu sein und sich selbst wirkungsvoll zu positionieren. Ärzt:innen werden in der Regel nicht proaktiv auf MSLs zugehen, weswegen MSLs die Termine vereinbaren müssen. Gleichzeitig erfordert dies jedoch auch Geduld. Auf dem Weg zu einer erfolgreichen MSL-Karriere gibt es zahlreiche Lektionen. Erfolg kommt nicht über Nacht, sondern durch einen langen Atem die Teilnahme an regionalen und internationalen Konferenzen, das Versenden von Follow-up-Nachrichten sowie das Angebot von Beiratsbeteiligungen oder Forschungsmöglichkeiten. Der Aufbau wertvoller Beziehungen kostet Zeit und es ist oft hilfreich, Erfahrungen mit erfahrenen MSLs in der Branche zu teilen und deren Rat einzuholen.

Stimmungsbild: Studienarztumfrage zum Status Quo der klinischen Forschung

Die Ergebnisse unserer Umfragen zeigen die Perspektive von Prüfärzt:innen auf klinische Studien sowie den aktuellen Stand der klinischen Forschung. Erfahren Sie mehr über:

• Motivation und Hürden zur Studienteilnahme für Prüfärzt:innen
• Erwartungen an Studiensponsoren und CROs
• Offenheit der Befragten gegenüber digitalen Technologien in Studien

Zu den Ergebnissen

4) Wie kann man KOLs mit Echtzeit-Dateneinblicken ansprechen?

Bei KOL-Terminen geht es vor allem darum, den Ärzt:innen neue Daten zu einem bestimmten Krankheitsbereich zu präsentieren. Um diesen Dialog so interaktiv und aufschlussreich wie möglich zu gestalten, können MSLs mit Echtzeit-Dashboards arbeiten, die den Fortschritt der klinischen Studie in Echtzeit anzeigen, wie beispielsweise die Benchmarking- und Fortschrittsfunktionen von Climedo.

Die Verwendung interaktiver Echtzeit-Dashboards ist entscheidend, um die Beteiligung von KOLs an klinischen Studien auf ein höheres Niveau zu heben. Diese Dashboards ermöglichen den Zugriff auf wertvolle Daten, individuelle Einblicke und visuelle Darstellungen. Dies unterstützt KOLs dabei, über den aktuellen Stand einer Studie informiert zu bleiben, fundierte Entscheidungen zu treffen und Daten effektiv an ihr Team weiterzugeben.

Dashboards erleichtern die Analyse von Daten und ermöglichen eine schnelle Filterung, beispielsweise nach bestimmten Regionen oder Altersgruppen, wodurch der Zugriff auf spezifische Patientengruppen und ihre Reaktionen auf eine Behandlung vereinfacht wird. Da Fachleute üblicherweise an spezifischen Patientenuntergruppen interessiert sind, erweisen sich solche personalisierten Daten als äußerst wertvoll für sie.

Zusätzlich fördern diese Dashboards die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen KOLs und anderen Interessengruppen und ermöglichen so den Wissensaustausch. Außerdem können KOLs ihre eigenen Beiträge und Auswirkungen über interaktive Dashboards verfolgen, was zu kontinuierlichen Verbesserungen anregt.

Die Benchmarking-Funktion von Climedo ermöglicht es KOLs, einen spezifischen Datenpunkt eines Probanden mit der gesamten Studienpopulation zu vergleichen. MSLs können diese Tools zudem nutzen, um neue KOLs über die laufende Studie zu informieren und möglicherweise für die Mitarbeit zu gewinnen. Hierbei ist zu beachten, dass diese frühen Daten noch nicht repräsentativ sind.

In der folgenden Abbildung können die Studiendaten anhand des Körpergewichts und des BMI der Patient:innen gefiltert werden. Die zuständige Fachkraft hat die Möglichkeit, spezifische Patient:innen auszuwählen und ihre Position innerhalb des Histogramms im Vergleich zu einer bestimmten (Teil-)Bevölkerung hervorzuheben. Hier werden die Daten eines bestimmten Besuchs (oder “Studienschritts”) verglichen, z.B. die Daten des dritten Besuchs.  Diese Herangehensweise ermöglicht einen vergleichbaren Überblick über die Behandlungsdauer unter den dargestellten Patient:innen. Natürlich werden sämtliche Informationen anonymisiert.

Die Progression-Funktion von Climedo hingegen ermöglicht es KOLs, den Verlauf der ausgewählten Parameter eines Patienten über einen bestimmten Zeitraum (z.B. mehrere Besuche) zu verfolgen.

Wenn Sie mehr über die interaktiven Dashboards von Climedo für Echtzeit-Dateneinblicke erfahren möchten, können Sie gerne ein unverbindliches Gespräch mit unserem Team vereinbaren!

Zusammenfassung

In der Pharmabranche stehen MSLs vor der Herausforderung, einflussreiche KOLs inmitten ihrer anspruchsvollen Zeitpläne einzubinden. In diesem beitrag haben wir die entscheidenden Schritte hervorgehoben, die für ein erfolgreiches Engagement mit KOLs unabdingbar sind – angefangen von der präzisen Auflistung und strategischen Priorisierung bis hin zu innovativen Ansätzen für die Kontaktaufnahme. Die Erkenntnis über die Bedeutung von Echtzeit-Dateneinblicken, insbesondere durch interaktive Dashboards, entwickelt sich zu einem entscheidenden Instrument zur Optimierung von KOL-Interaktionen. Angesichts der kontinuierlichen Branchenentwicklung müssen MSLs diese Strategien geschickt anwenden, um bedeutsame Verbindungen zu KOLs zu schaffen, die Zusammenarbeit voranzutreiben und somit die Zukunft des Gesundheitswesens zu gestalten. Für weitere Informationen darüber, wie Climedo Ihr Unternehmen unterstützen kann, treten Sie gerne mit uns in Kontakt!